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Depuis le 1er janvier 2018, les professionnels utilisant des systèmes de caisse doivent impérativement s'équiper d'un logiciel certifié. Cette règle, instaurée par la loi de finances de 2016 et confirmée en 2018, a pour but de lutter contre la fraude à la TVA. Elle garantit que les données enregistrées par les entreprises lors des achats des consommateurs ne peuvent être modifiées.
Un système de caisse est un programme informatique conçu pour mémoriser les paiements reçus pour des ventes de produits ou de services. Pour être conforme, il doit effectuer la saisie des informations concernées de manière instantanée et automatique. Sans aucune intervention humaine, ce logiciel enregistre chaque versement dans le système comptable, peu importe le mode de règlement utilisé (espèces, carte bancaire, chèque, etc.). Qu'il soit accessible en ligne ou non, il est soumis à l'obligation de certification, assurant la transparence et la sécurité des transactions. Dans cet article, découvrez les entreprises assujetties à cette exigence, les conditions applicables ainsi que les sanctions et les exceptions prévues par la loi.
Les conditions de certification d'un système de caisse
Pour se procurer un système de caisse certifié, il doit répondre à des critères stricts d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données. Cette attestation est généralement délivrée par un organisme accrédité comme AFNOR, INFOCERT ou le Laboratoire national de métrologie et d'essais (LNE). Cependant, elle peut également être obtenue directement par l'éditeur du logiciel. Si vous avez développé votre propre système de caisse pour magasin, il faudra également le faire certifier.
Pour prouver que votre outil respecte ces conditions, vous devrez présenter une attestation de conformité, souvent connue sous le nom de certification « NF525 ». Cette authentification peut vous être réclamée par l'administration fiscale lors de contrôles. Cependant, elle n'est pas automatiquement fournie avec le système de caisse. Le commerçant doit en faire la demande expresse auprès de l'entreprise où elle a acheté son logiciel. Dans tous les cas, il est possible de consulter la liste des solutions certifiées sur les sites des organismes accrédités.
L'importance de la certification
La certification est cruciale pour assurer la fiabilité des transactions financières des entreprises. Elle prouve que les systèmes de caisse respectent les normes strictes en matière d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données. Autrement dit, le logiciel doit pouvoir enregistrer toutes les informations relatives aux paiements sans qu'elles puissent être modifiées. Il doit également protéger leur intégrité, y compris celle de toutes les modifications et les pièces justificatives associées.
De plus, le système de caisse doit enregistrer et clôturer les données sur une période définie. Il doit également figer et dater les informations, garantissant ainsi leur intégrité sur le long terme. Cette certification est indispensable pour se conformer aux exigences fiscales, notamment pour la conservation et l'archivage des données sur une période de six ans. Ainsi, en plus de faciliter les contrôles de l'administration, elle protège les entreprises tout en renforçant la transparence financière.
Les entreprises devant disposer d'un système de caisse certifié
La réglementation sur les systèmes de caisse concerne tous les professionnels soumis à la TVA qui utilisent une caisse enregistreuse pour encaisser les paiements de leurs clients particuliers. Cette obligation s'applique à tous les secteurs d'activité, qu'il s'agisse d'un magasin physique ou d'une boutique en ligne. Elle touche aussi bien les commerçants que les prestataires de service, incluant les hôtels, les cafés, les restaurants, les salons de coiffure et les entreprises de vente sur Internet. Ces professionnels doivent se conformer à cette règle en utilisant un système de caisse certifié. Ils assurent ainsi que leurs données de paiement sont sécurisées, inaltérables, bien conservées et correctement archivées. Toute modification frauduleuse est ainsi empêchée.
Cette obligation s'étend également aux logiciels de facturation intégrant une fonctionnalité de caisse et aux systèmes en ligne. En bref, si vous êtes un commerçant assujetti à la TVA et que vous utilisez un logiciel de caisse, vous devez vous assurer qu'il est certifié pour respecter les exigences légales et fiscales en vigueur.
Les sanctions et les exceptions prévues
Les professionnels qui ne peuvent pas présenter une attestation ou un certificat pour leur système de caisse, ou qui utilisent un logiciel non conforme, risquent une amende de 7 500 euros par unité de saisie. Cette sanction peut être renouvelée si la mise en conformité n'est pas réalisée dans les 60 jours suivant le premier contrôle. En plus de la peine pécuniaire, l'absence de justification des recettes et des enregistrements comptables peut entraîner un rejet de la comptabilité par l'administration fiscale. Elle peut conduire à des conséquences graves comme la taxation d'office et des majorations de droits pouvant atteindre 80 %.
Cependant, certaines exceptions existent. En effet, vous n'êtes pas concerné par cette obligation si :
- vous réalisez uniquement des opérations commerciales entre professionnels (B2B ou Business to Business) ;
- vous effectuez exclusivement des opérations exonérées de TVA ;
- vous êtes un micro-entrepreneur bénéficiant de la franchise en base de TVA ;
- vous êtes un agriculteur sous le régime de remboursement forfaitaire de TVA.
Les entreprises dont tous les paiements passent par un établissement de crédit sont également exemptées. Pour vérifier votre situation, la direction générale des Finances publiques propose un outil en ligne pratique.
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